Versión 4.0

Actualización a Producción biin 4.0

La versión 4.0 de biin suma el nuevo Módulo Precontractual (u Onboarding), la nueva Ficha de Independientes, el lanzamiento del nuevo Portal biin de Ofertas de Servicios Profesionales para Independientes, nuevas funcionalidades y mejoras varias en la gestión de servicios, boletas, publicaciones y múltiples optimizaciones del sistema. A continuación, se detallan las novedades que se incorporarán en producción.

1. Módulo Precontractual (u Onboarding)

Este módulo suma a biin el nuevo proceso precontractual que permite a una empresa solicitar información al independiente previo a la firma de contratos de servicio en períodos definidos.

a) ¿Qué tipo de información se podrá solicitar?

    • Documentos a firmar o confirmar lectura: son documentos que la empresa requiere para su firma o confirmación de lectura, tales como convenios marco, declaraciones juradas, RIOHS, u otro tipo de documentos previo a la firma de cada contrato de servicio en un período determinado.
    • Información complementaria: la empresa podrá solicitar información personal del independiente, tales como certificados de título, documentos de distinto tipo, competencias técnicas o conductuales, respuesta a preguntas generales.

b) ¿Se requieren cambios en la interfaz del Portal institucional?

Sí. Este módulo requiere cambios en la interfaz del Portal Institucional. Estos se listan a continuación:

    • Nuevo menú “Precontractual” que contiene la interfaz para gestión de todos los precontratos dentro de la empresa.
    • Nuevo menú “Ficha Independiente” con toda la información que cada independiente entrega a la empresa en los procesos de contratación, postulación o precontratos.
    • Nueva configuración “Precontractual” (exclusiva para usuarios Administradores).
    • Actualización configuración “Tipo de Servicio” en donde se podrá seleccionar el precontrato que se desee activar para los servicios respectivos. Además se incluye un nuevo nivel de aprobación específico por tipo de servicio, el cual solicita su aprobación antes del representante legal.

c) ¿Cómo se configurará el sistema para solicitar esta nueva información?

El administrador podrá configurar los precontratos en un nuevo menú llamado “Precontractual”. En este menú el administrador podrá elaborar precontratos, asignándole los documentos a firmar o confirmar lectura más toda la información complementaria del independiente a solicitar en el proceso precontractual. 

Además contiene una opción para configurar las preguntas que la empresa quiera incluir en cada precontrato, y otra opción para crear y editar  los documentos que se quieran solicitar a firma o confirmación de lectura en cada precontrato (convenios marco, declaraciones juradas, etc.)

d) ¿Qué acciones deben de ejecutar los independientes para completar un proceso precontractual?

Cuando un servicio requiere precontrato, el independiente debe completar la información solicitada antes de firmar el contrato:

    • Documentos: firmar o confirmar la lectura de documentos requeridos.
    • Información Complementaria: deberá entregar información o documentación solicitada por la empresa y responder a preguntas específicas que le sean requeridas.

Para facilitar los procesos precontractuales, los documentos y datos personales ya cargados por el independiente, se reutilizan automáticamente si se requieren nuevamente en futuros procesos precontractuales.

En cada parte del proceso los usuarios independientes podrán revisar el estado del precontrato (pendiente, completado, aprobado) y visualizar qué tareas están aún pendientes de finalizar.

e) ¿Qué acciones podrán realizar los operadores dentro de la plataforma institucional de biin?

    • Los operadores contarán con un nuevo menú “Precontractual” para listar y revisar el estatus de todos los precontratos activados a cada independiente.
    • Podrán visualizar la información entregada por el independiente en cada precontrato: documentos firmados, documentos adjuntos y respuestas a preguntas.
    • Podrán filtrar por profesional, estado y año.
    • Exportar la información de precontratos.
    • Rechazar documentos que no cumplan con los requisitos establecidos.

f) ¿Existe una nueva funcionalidad adicional?

Sí. Este módulo suma también la opción de agregar una nueva etapa de «Aprobación de Precontrato», el cual se activa en caso de tipos de servicios que requieran ser revisados por un aprobador centralizado dentro de la empresa que deba dar su visto bueno previo a la firma de representante legal.

2. Ficha de Independiente

Este módulo suma a biin la posibilidad de visualizar la información que cada independiente ha compartido con la empresa a partir de los distintos procesos de biin (postulaciones, precontratos y contratos). No se mostrará información del Independiente que no haya compartido con la empresa.

a) ¿Qué tipo de información se podrá visualizar?

    • Información Personal: datos generales como nombre, número de identificación, nacionalidad, dirección, ciudad y país de residencia e información bancaria.
    • Información compartida en procesos de postulación: como las competencias técnicas o conductuales que la persona haya respondido a la empresa.
    • Información compartida en procesos precontractuales: esta información es de distintos tipos, incluyendo títulos académicos y certificados entregados, documentos generales tales como cédula identidad u otros.

b) ¿En qué parte del menú institucional de biin encontrarán esta información?

Los usuarios institucionales tendrán acceso a la información de la ficha de cada independiente separada en 3 grupos.

    • Información Personal: despliega la información personal entregada por el independiente en alguno de los procesos de biin. Por ley de protección de datos, la información estará disponible por 24 meses con la institución.
    • Servicios: todo el historial de servicios del independiente procesados en biin para el holding en referencia.
    • Boletas: todo la historia de boletas de la persona procesados en biin para el holding en referencia.

3. Portal de Ofertas de Servicios Profesionales

Portal público donde se listan todas las publicaciones activas en biin de todas las empresas para que los postulantes puedan encontrar las publicaciones que deseen. El portal se accede desde el home de biin: www.biin.lat o directamente en postulacion.biin.lat.

4. Otras Nuevas Funcionalidades y Mejoras

a) Chat de Soporte y Manual de Usuario online

    • Chat de soporte: integración de chat de soporte en Portal Independiente.
    • Manual de uso: integración de manual de uso de biin por sección, tanto en Portal Institucional como en Portal Independiente.

b) Mejoras Portal de Independientes

    • Términos y condiciones: En caso de actualización de los términos y condiciones de biin, se incluye un menú desplegable ante una nueva sesión para que los independientes acepten dichas actualizaciones.
    • Nueva estructura de información personal y de domicilio para usuarios internacionales.
    • Gestión de domicilio mejorada: se mejoró la estructura de direcciones particulares de los independientes haciéndola compatible con distintos países.
      • Nuevo sistema de países, regiones y ciudades para las direcciones de los usuario Independientes.
      • Migración automática de direcciones existentes al nuevo formato.
      • Mayor precisión en la información de ubicación.
    • Nueva sección de documentos personales (CV, títulos académicos, certificados, etc.) que son entregados en procesos precontractuales o postulaciones.
    • Nueva sección de Declaración juradas realizadas en procesos precontractuales y competencias profesionales entregadas en postulaciones o procesos precontractuales.
    • Nueva verificación de correo electrónico para usuarios independientes, con el cual permite completar el enrolamiento.

c) Mejoras Menú de publicaciones en Portal Institucional

    • Control de visibilidad: nuevo atributo de visibilidad separado del estado, permitiendo mayor control sobre qué publicaciones se muestran públicamente. Se agregan iconos de play/pausa en listado para mejor visualización de estado.
    • Actualización de estados: proceso automático que actualiza estados de publicaciones según fechas programadas. Así también, cuando se elimina o rechaza un servicio, las publicaciones asociadas se cierran automáticamente.
    • Optimización de consultas: múltiples optimizaciones para minimizar el tiempo de generación de información para consultas complejas o simultáneas.
    • Filtros Optimizados: mejoras en filtros de estado y visibilidad.
    • Vista de postulaciones: las postulaciones ahora se pueden ordenar considerando el número de postulaciones recibidas.
    • Exportación: los archivos exportados incluyen más información sobre estados y visibilidad. Nombres de archivo más descriptivos para publicaciones cerradas.
    • Simplificación: para simplificar el uso de la herramienta, se elimina la posibilidad de asignar hora de inicio y fin de un publicación, dejando sólo la fecha.

d) Mejoras Gestión de Servicios

    • Servicios cerrados: se fusionan estados finalizado, rechazado y cerrado en uno sólo: cerrado. Se diferenciará por motivo de cierre.
    • Correos de rechazos: los emails de rechazo ahora incluyen el ID del servicio para facilitar el seguimiento.
    • Aprobaciones masivas optimizadas: mejor manejo de memoria y errores en procesos de aprobación masiva.
    • Exportación de archivos en formato .csv: para minimizar el tiempo de generación de información ante un alto número de servicios.

e) Gestión de Nómina

    • Importación: importación de compromisos de nómina con notas adicionales y valores unitarios. Además se podrán importar compromisos sin especificar RUT de empresa.
    • Número de servicio en compromisos: los compromisos de nómina ahora incluyen el número del servicio.

f) Gestión de Boletas

    • Exportación: nombres de archivos más descriptivos con meses en español.
    • Correo de aviso de pago de cada boleta a independiente: notificación automática de pago se puede retrasar un número de días, configurable en el Plan de Nóminas.